校发〔2018〕184号
根据上级文件精神，为促进国际合作与交流，进一步规范因公出国管理工作，结合学校实际，制定本规定。
一、适用范围
1.本规定适用于学校持因公护照出国进行学术访问交流的教学科研人员（含离退休返聘人员）。
2.教学科研人员是指直接从事教学和科研人员（含离退休返聘人员），以及在学校和二级单位中担任领导职务的专家学者。
3.教学科研人员出国开展学术交流合作主要包括开展教育教学活动、科学研究、学术访问、出席国际学术会议以及执行国际学术组织履职任务等。
4.学术交流合作以外的其它因公临时出国，仍按照上级文件和《南京信息工程大学因公临时出国管理规定》（南信大校发〔2018〕176号）执行。
基本要求
1．教学科研人员组团出访应本着统筹规划、强调效益的原则，有明确的出访目的和任务，参团人员应明确责任，注重实效。
2．教学科研人员因公临时出国团组邀请函应严格规范。邀请函须由与出访任务直接相关的机构出具，严禁通过中介机构联系或购买；邀请函必须明确访问时间、在外停留天数、境外详细公务日程安排、费用承担办法等；邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称，不得降格以求。
3．教学科研人员出国参加学术会议的，被邀请在大会上做报告或墙报的人员优先派出。一篇文章多人完成的，原则上只派一名代表参加。出访人员应提供大会详细活动日程并标明自己在大会中的任务，不得参加商务旅游性质的会议。
4.教学科研人员出国批次数、团组人数、在外停留天数根据实际需要进行安排，但应尽量压缩在外停留时间。出访团组应严格按照出国任务批件审批的天数出访，出访过程中不得擅自延长出访时间或绕道出访，离抵境当日计入在外停留时间（出访时间以护照上出入境章为准），严禁以各种名义前往未报批国家，包括未报批的“申根国家”和互免签证国家。
申请和审批程序
1．凡申请因公临时出国的教学科研人员，须提前将邀请信复印件（中、英文）以及教职工因公出国申请表交国际合作与交流处。根据出访国家不同，办理申请审批手续以及报批、办理任务批件、护照、签证时间一般需二到四个月不等。
2．国际合作与交流处根据学校规定对出访目的、出访内容进行审核，中层及以上领导出访须经分管校领导审批后报校党委常委会批准。
3．学术交流合作团组出访请示须具备如下要素：
（1）参加国际学术研讨会议，必须说明会议主办方的背景和资质、提供主办单位的正式邀请、提交会议录用论文或摘要等证明材料，并根据需要确定参加会议的人数。
（2）开展包括合作研究、短期培训、专业交流等各类学术交流活动，须具有明确的活动主题、提供公务活动日程。1个月以内的学术交流活动须提供详细日程，1个月以上的须提供每周简要公务活动计划。
（3）赴国外洽谈合作办学、设立海外分校、进行海外招生等，须提供高校海外办学或招生等含有合作方式、达成成果及目标等内容的合作备忘录或协议书。
（4）高校学生赴国外学习、实习及比赛类团组，应合理确定带队教师的名额，教师在外停留时间应与学生同步。
4．校内审批通过后，由国际合作与交流处具体负责办理出国报批，协助出访人员办理护照签证等相关手续。
四、经费管理
1．因公临时出访教学科研人员应提供出访经费来源说明或经费项目号。如邀请方提供费用，须在邀请信中明确说明；如学校提供经费（含各类科研项目经费），须报院系领导审核；使用科研项目等经费应符合项目预算管理要求。
2．因公临时出国开展学术交流的经费和预算参照《江苏省财政厅、江苏省人民政府外事办公室关于转发财政部、外交部<因公临时出国经费管理办法>的通知》（苏财行〔2014〕5号）等文件执行。
3．教学科研人员执行因公临时出国任务回国后，应在一周内到国际合作与交流处办理费用核销手续，核销时应出具费用明细正规单据。经过国际合作与交流处核销之后，学校财务部门方可办理报销手续。
五、证件管理
1．一般教学科研人员因公临时出国开展学术交流合作，应持因公护照通过因公出国审批渠道办理手续，严禁持因私护照执行因公事务，更不得持因公护照私自出国。因私出国仅限于自费旅游、探亲和处理其他个人事务，中层以上领导干部须报组织人事部门批准。
2．“两院”院士、长江学者、国家和省重大项目首席科学家、国家杰出青年科学基金获得者、在国际学术组织任职、退离休返聘人员、三个月以上留学进修人员等特殊情形的，按组织人事管理权限报组织人事部门批准后可持因私护照出国，但应凭因公出国有关批件、出国证件及出入境记录报销费用。
3．因公出国证件根据省有关文件规定应在回国一周内交国际合作与交流处统一保管或注销（过期）。
4．如持照人发生因公护照、通行证在境内遗失或被窃的情况，应立即通知国际合作与交流处，并书面报告江苏省人民政府外事办公室(港澳、台湾事务办公室)和当地公安部门，江苏省按规定注销遗失的护照、通行证，并报外交部领事司，通知公安部门备案。如持照人证件在国外遗失或被窃，应立即向当地警方和中国驻当地使、领馆或相关机构报告，同时通知国际合作与交流处，国际合作与交流处将协助处理相关事宜。
六、监督追责
1．除依照法律法规和有关规定需要保密的内容和事项外，出国团组和人员的相关信息应在南京信息工程大学国际合作与交流处网站公示5个工作日。
2．教学科研人员因公出国全程接受学校监督。
3．教学科研人员回国后一周内应按照相关流程要求提交团组回国反馈表和出访报告。未按照批件规定的行程和时间如期回国者，自入境之日起一年内不得再次申请因公出访，并向所在院系、组织、纪检等有关部门做情况说明，超期部分费用不予核销。
4．未经审批私自出国的教学科研人员，无论持因公护照还是因私护照，自发现之日起两年内不得再次申请因公出访。
5．无正当理由逾期不交或不执行证件管理规定的，暂停为其办理出国访问交流的一切手续。
6．教学科研人员因公临时赴港澳台地区参照本规定执行。
本规定自发布之日起施行。以前相关管理规定与本规定不一致的，以本规定为准。
南京信息工程大学
2018年12月10日